Yapay zekâyla e-posta yazmak: robot gibi değil, senin gibi

Yapay zekâya "müşteriye bir e-posta yaz" dediğinde gelen sonucu muhtemelen tanıyorsun: "Umarım bu e-posta sizi iyi bulur" ile başlayan, üç paragraf boyunca nezaket cümleleri dizen, asıl söylenmesi gerekeni ancak sonda söyleyen bir metin. Okuyan herkes de ne olduğunu anlıyor.

İyi haber şu: birkaç basit ayarla yapay zekâ, senin yazacağın gibi, kısa ve net e-postalar yazabiliyor.

Yapay zekâ neden o tonla yazıyor

Model, belirli bir talimat almadığında "ortalama" bir iş e-postası yazar. Ortalama iş e-postası da internetteki milyonlarca resmi ve kalıp yazışmadan öğrenilmiş bir tondur. Bu yüzden çözüm, modele ortalamadan uzaklaşmasını sağlayacak bilgileri vermek.

İyi bir e-posta isteğinin 5 parçası

Amaç: [bu e-postayla ne elde etmek istiyorum]
Alıcı: [kim, aramızdaki ilişki nasıl]
Ton: [resmi / samimi / net ama kibar]
Uzunluk: [en fazla kaç cümle ya da kelime]
Önemli bilgiler: [tarih, rakam, karar gibi mutlaka geçmesi gerekenler]

Örnek:

Amaç: Proje teslim tarihini bir hafta ertelemek için onay almak.
Alıcı: Müşterimizin proje yöneticisi Ayşe Hanım. İki yıldır
çalışıyoruz, ilişkimiz iyi ama resmi.
Ton: Kibar ama net, özür dilemeye boğmadan.
Uzunluk: En fazla 120 kelime.
Önemli bilgiler: Yeni tarih 24 Ekim. Gecikmenin sebebi tedarikçideki
bir sorun. Ara teslimatı 17 Ekim'de yapabiliriz.
Kaçın: "Umarım bu e-posta sizi iyi bulur" gibi kalıp girişler.

Bu istekle gelecek e-posta, ilk denemede büyük ihtimalle göndermeye çok yakın olacak.

Kendi sesini öğret

E-postaların gerçekten senin gibi görünmesini istiyorsan en etkili yöntem, daha önce yazdığın ve beğendiğin e-postaları örnek göstermek:

Aşağıda daha önce yazdığım iki e-posta var. Cümle uzunluğuma,
selamlama ve kapanış tarzıma, kelime seçimime dikkat et.
Yeni e-postayı tam olarak bu tarzda yaz.

Örnek 1: [e-posta]
Örnek 2: [e-posta]

Yeni e-posta için bilgiler: [amaç, alıcı, önemli noktalar]

Bu tekniğin neden bu kadar iyi çalıştığını örnek vererek prompt yazmak yazısında ayrıntılı anlattık.

Sık karşılaşılan 4 durum için kalıplar

Hayır demek:

Bu talebi kibarca reddetmem gerekiyor: [talep]. Sebep: [sebep].
İlişkiyi korumak istiyorum. Mümkünse bir alternatif öner: [varsa].
En fazla 5 cümle. Özür cümlesi en fazla bir tane olsun.

Hatırlatma (ikinci kez yazmak):

İki hafta önce gönderdiğim teklife cevap gelmedi. Israrcı
görünmeden, kısa bir hatırlatma e-postası yaz. Teklifin özü:
[özet]. Son geçerlilik tarihi: [tarih].

Kötü haber vermek:

Müşteriye [kötü haber] bildirmem gerekiyor. Haberi ilk paragrafta,
dolandırmadan ver. Sonra ne yapacağımızı ve ne zaman yapacağımızı
anlat. Savunmaya geçme, abartılı özür dileme.

Uzun e-postayı kısaltmak:

Aşağıdaki e-postayı anlamını kaybetmeden yarı uzunluğa indir.
En önemli cümleyi en başa al.
[e-posta]

Gelen e-postaları anlamak için de kullan

Yapay zekâ sadece yazmak için değil, okumak için de işe yarıyor. Uzun bir e-posta zincirini yapıştırıp şunu sorabilirsin:

Bu yazışmada benden tam olarak ne isteniyor? Son tarihler neler?
Cevap vermeden önce netleştirmem gereken bir nokta var mı?

Bu tür hazır kalıpların daha fazlasını iş için 12 hazır prompt şablonu yazımızda bulabilirsin.

Göndermeden önce 3 kontrol

1. Gerçekleri kontrol et. Tarihler, rakamlar, isimler doğru mu? Yapay zekâ bazen verdiğin bilgiyi farklı yazabiliyor ya da olmayan bir ayrıntı ekleyebiliyor.
2. Sesli oku. Bu cümleleri gerçekten sen söyler miydin? Söylemeyeceğin bir kelime varsa değiştir.
3. İlk cümleye bak. Alıcı sadece ilk cümleyi okusa, ne istediğini anlar mı? Anlamıyorsa asıl mesajı başa taşı.

Gizlilik notu

İş e-postaları çoğu zaman müşteri bilgileri, fiyatlar ve şirket içi konular içeriyor. Yapay zekâya yapıştırmadan önce isimleri ve hassas rakamları çıkarmak ya da şirketinin onayladığı aracı kullanmak iyi bir alışkanlık. Hangi bilgilerin riskli olduğunu ChatGPT'ye asla yazmaman gereken 9 bilgi yazısında topladık.

Sıradaki yazı Öğrenciler için yapay zekâ: kopya aracı değil, kişisel öğretmen